Lo Smart Working ai tempi del GDPR

Nell’era della digitalizzazione tutti parlano di smart working. Ecco cosa possono fare le aziende per garantire questa tipologia di lavoro e cosa è importante considerare con il nuovo regolamento europeo sulla privacy (GDPR).

Le tecnologie stanno cambiando le nostre vite, i rapporti interpersonali e anche l’approccio verso il lavoro. Ormai si può lavorare da qualsiasi posto e in qualsiasi momento. Di conseguenza, avere una postazione di lavoro fissa, non è più una condizione indispensabile per molte professioni. Da tempo si parla dello smart working, chiamato anche lavoro agile, ma siamo pronti per questo cambiamento e quali sono le condizioni necessarie perché le aziende possano applicarlo ai propri dipendenti?

Quali sono le tecnologie che permettono di abilitare lo smart working? Ne parliamo nei nostri workshop gratuiti

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Da quando le tecnologie sono entrate a far parte delle nostre esistenze sono sempre state oggetto di grandi discussioni. Riuscire ad accettarle porta sempre una certa difficoltà. La letteratura, per esempio, le ha spesso usate come pretesto per descrivere società distopiche, dominate dalla dittatura delle macchine a discapito dell’essere umano. Oggi le tecnologie stanno assumendo sempre più un ruolo fondamentale nella nostre vite, influenzando di conseguenza, la vita quotidiana, i rapporti interpersonali e anche il lavoro. La connettività ha reso la comunicazione senza confini e ci ha dato la possibilità di essere raggiungibili in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, tanto che ci si è resi conto che esistono professioni che possono essere svolte, senza la necessita di avere una “fissa dimora”.

L’interesse per questa tipologia di lavoro è sempre più diffuso, ma quali sono gli aspetti che devono approfondire le aziende per potersi organizzare in questo senso anche da un punto di vista legislativo? E oggi siamo pronti per applicare questo lavoro nelle aziende italiane?

Gli aspetti positivi dello smart working

“Siamo sicuramente di fronte a una grande rivoluzione che riguarda sia l’individuo che l’azienda – spiega Roberto Trentini – Direttore HR di Elmec -. Gli aspetti positivi sono diversi soprattutto per quanto riguarda l’abbattimento dei tempi che ogni lavoratore perde nel raggiungere il proprio lavoro (almeno 20% del tempo risparmiato con un giorno da remoto) e quindi permette un maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro (work-life balance). La flessibilità che viene concessa al lavoratore è sicuramente un aspetto che favorisce la sua produttività e l’efficienza. Da una parte si sente meno controllato, ed è psicologicamente un aspetto importante, perché questo atteggiamento dimostra che nel lavoratore si ripone fiducia, ma modifica anche la tipologia del lavoro stesso. La qualità infatti prevale sulla quantità e quindi si ragiona di più sugli obiettivi raggiunti, che sul tempo lavorato, che diventa relativo e uno può organizzarselo come meglio crede”.

Con lo smart working, il 20% del tempo risparmiato ogni giorno e un maggiore work-life balance.

Cosa devono fare le aziende per promuovere il lavoro agile?

Il primo passo da fare è sicuramente andare incontro ad un cambiamento mentale. Molti direttori e manager delle aziende italiane sono abituate ad avere i propri dipendenti sempre in ufficio e sotto controllo, quindi non sempre è facile convincerli ad abbandonare i vecchi modelli. Questa tipologia di lavoro è basata davvero in gran parte sulla fiducia reciproca. È un continuo scambio tra azienda e lavoratore.
Un altro aspetto importante da tenere a mente, è che oggettivamente non tutte le categorie di lavoro possono prescindere dal luogo aziendale, per questo motivo le aziende, non potendo applicare lo smart working a tutti i dipendenti, preferiscono non concederlo a nessuno.
Infine ultimo aspetto, ma anche questo molto importante e da non sottovalutare, è quello di trovare un giusto modo per regolamentare questa modalità di lavoro.

Lo smart working è possibile grazie a un approccio aziendale che è un perfetto compromesso e coordinamento tra la tecnologia e una rivoluzione culturale dell’azienda stessa”, commenta Roberto Trentini.

Senza un cambiamento culturale forte, le aziende non possono attivare lo smart working.

Il ruolo delle tecnologie nello smart working

Le tecnologie sono fondamentali perché rappresentano il principale fattore per abilitare il lavoro da remoto. E stanno di fatto assottigliando il confine tra vita privata e lavoro permettendo da una parte la possibilità di accedere ai dati e agli strumenti di lavoro da remoto e dall’altra la compatibilità con tutti i sistemi operativi e i dispositivi utilizzati dai lavoratori siano essi mobili o fissi. Tuttavia le tecnologie devono anche assicurare la sicurezza dei dati che vengono portati fuori dall’azienda. Qui entrano in campo tutte le implicazioni che il nuovo regolamento europeo in materia di privacy potrebbe avere sugli utenti in telelavoro.

GDPR E SMART WORKING: COSA CAMBIA

Lo smart working in azienda

La WP29, l’organo europeo composto dai responsabili della data privacy di tutti i Paesi comunitari, ha rivisto di recente tutte le normative riguardanti la tutela dei dati dei dipendenti e il rapporto di lavoro. Oggi le aziende devono prestare una sempre maggiore attenzione al trattamento dei dati personali dei propri collaboratori. E’ allo stesso tempo fondamentale per l’azienda avere sotto controllo le informazioni che vengono portate fuori dalle mura aziendali. Per questo motivo vengono spesso installati sistemi di monitoraggio e geolocalizzazione sui device in dotazione dei propri collaboratori. I nuovi dispositivi garantiscono ottimi livelli di sicurezza, ma possono comportare anche una riduzione della tutela della privacy e i collaboratori devono essere opportunamente avvisati dell’uso di questa strumentazione. Ecco che il compito delle risorse umane affiancate dal dipartimento IT, diventa anche quello di gestire questi passaggi fondamentali per attivare lo smart working in azienda, garantire la sicurezza dei dati dell’azienda e al contempo la tutela della privacy del collaboratore.

Oggi le aziende devono prestare una sempre maggiore attenzione al trattamento dei dati personali dei propri collaboratori.

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Nonostante l’Italia sia ancora indietro su questa modalità di lavoro, lo smart working è assolutamente crescita. Lo dimostra l’approvazione da parte del Parlamento italiano dell’Art. No. 81/2017 dello scorso 10 maggio.
Dall’altra parte anche i più scettici dovranno prima o poi accettare i cambiamenti del nostro tempo perché come scriveva Evgenij Zamjatin nel suo libro Noi «Non ci sarà mai un’ultima rivoluzione, le rivoluzioni sono senza fine.»

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