Si usa il tempo senza risparmio, quasi non costasse nulla

Quanto viene compromessa la produttività di un utente nell’attesa di un cambio pc? Spesso ci dimentichiamo che anche il tempo ha il suo costo

Quando si affrontano operazioni apparentemente semplici, come il cambio di un PC a un utente spesso il processo di valutazione svolto per questo tipo di operazione non si considera la complessità e l’impatto che un’operazione del genere comporta.

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Qualche anno fa, in una delle prime esperienze lavorative, mi è capitato di essere invitato ad una convention in Germania. Secondo le procedure aziendali, l’ufficio prenotazioni mi comunica i dettagli del mio volo: partenza da Malpensa, scalo a Parigi, per destinazione finale Francoforte. Totale 7 ore viaggio, di cui 4 di scalo nella capitale Francese. Resto piuttosto stupito del complesso itinerario, che mi avrebbe impedito di lavorare praticamente per due giorni solo per recarmi e tornare dall’evento… chiedo quindi spiegazioni all’ufficio prenotazioni, che mi risponde candidamente: è l’itinerario che costa meno, ovviamente.

Certo. È quello che costa meno. Ma che non tiene conto delle due giornate perse della mia produttività, ovviamente…però costa poco, ovviamente, e molto probabilmente deriva da una velocissima ricerca, apparsa tra i primi due risultati su Google, ordinati per prezzo crescente, ovviamente. Sembra una storia abbastanza assurda, ma scommetto che in molti avranno vissuto, nelle proprie carriere, esperienze simili.

Ed è quello che molto spesso accade quando si affrontano operazioni apparentemente semplici, come il cambio di un PC a un utente. Il processo di valutazione magari è svolto da chi ha meno sensibilità circa la complessità e l’impatto che un’operazione del genere comporta, e ci si ritrova a perdere tre, quattro, cinque ore di produttività per ciascun utente, a fronte di un saving di pochi Euro.

Si usa il tempo senza risparmio, quasi non costasse nulla. Seneca

IL PC ROLLOUT: TUTTI GLI STEP DA CONSIDERARE QUANDO SI CAMBIANO I PC IN AZIENDA

Cerchiamo di essere concreti. Come funziona, normalmente, un processo di rollout “low cost”? Diciamo che potrebbe essere così: 

Parto con il mio rollout e già incontro il primo ostacolo: ho un inventario aggiornato e completo di dove sono gli utenti, dei loro hostname, dei software che hanno a bordo, delle cartelle di rete mappate, delle stampanti a cui si collegano, ecc ecc.? Posso fidarmi del file Excel che aggiorno due volte all’anno? Mah si, fidiamoci, partiamo. D’altronde, se non ho un sistema automatizzato che mi dia queste informazioni, in qualche modo mi devo arrangiare. Parto a creare il master, ed ecco che il CFO bussa alla mia porta e mi dice che le sue persone devono avere necessariamente questo e quell’altro software, tranne due, che devono avere anche quell’altro ancora. Ok, mi toccherà farli a mano. Dopo arriva il marketing, che mi ricorda che loro hanno tutti MAC, quindi ognuno vorrà la sua personalizzazione. E anche qui, si lavora a ‘manina’. Meno male che per gli altri uso il mio tool di distribuzione e li faccio tutti uguali. Arriva il primo bancale di pc, cerchiamo di fare un po’ di spazio nell’ufficio ma è già strapieno. Sulle scrivanie riusciremo a preparare due Pc alla volta, pazienza. Apro la scatola, collego alla rete, carico il mio master…e aspetto…e aspetto, perché la scompattazione richiede circa 2 ore con la procedura che la casa madre mi ha mandato. Certo, se fossero arrivati già pronti, avrei potuto portarli già agli utenti, ma il CFO è stato tassativo: risparmiare, usare risorse interne.Sono le 15. Abbiamo finito la prima macchina. Facendo due conti…c’è da preoccuparsi: non riuscirò mai a finire il rollout entro il mese, mi toccherà prorogare il noleggio…il CFO non sarà felice. Andiamo a portare il Pc all’utente. Come? E’ in Spagna fino a venerdì? E adesso me lo dite??? Si, hai ragione, non glielo abbiamo chiesto quando potevamo passare…ma cavoli, possibile che siete sempre tutti in giro??? Ok, lo riassegniamo al collega. Prendiamo nota di tutti i software extra che ci sono installati (ma non dovevano avere solo il master??), perché sono tutti fondamentali. Cacciavite, smontiamo il disco e cominciamo a travasare i dati…220Gb??? Ma come, non usi la cartella di rete? Ok, facciamo finta di niente, te li sposto lo stesso. Torna alle 18 a prenderlo che è pronto, nel frattempo…eh, aspetti. E stai nei paraggi che mi servono informazioni, le password, devi dirmi che preferiti vuoi…insomma, devi stare qui. Ci vorranno due ore, massimo due e mezza…

È abbastanza chiaro che il processo appena descritto, per quanto possa sembrare un po’ “rocambolesco”, non si discosta molto dalla realtà quotidiana di molti. Soprattutto il risultato finale, quelle quattro ore con un utente scocciato che ci guarda impaziente, sono più che reali. Anzi, direi, sono costose, sotto tanti punti di vista.

ANALISI, PREPARAZIONE, GOVERNANCE

È proprio da quest’ultimo aspetto, l’esperienza utente e la sua produttività, che Elmec ha iniziato, anni fa, un percorso di innovazione, che oggi rientra sotto il servizio di Smart Rollout. Ma in che senso smart?

Smart rollout vuol dire indirizzare, in modo strutturato e innovativo la complessità di un progetto di rollout, allo scopo di ottenere un processo governato, efficace, e soprattutto un’esperienza utente da ricordare, contenendo al minimo il TCO dell’operazione. Il servizio si basa su una metodologia consolidata, basata su tre aspetti: analisi, preparazione e governance. Vediamoli uno ad uno.

Analisi: la conoscenza dell’ambiente e delle sue complessità è la base di partenza. Una rilevante percentuale del tempo speso è rappresentata dalla raccolta delle informazioni, rappresentate da anagrafiche, inventario hardware, inventario software, configurazioni, specifiche per ogni reparto, ubicazione degli utenti, delle sedi, delle disponibilità degli utenti, dei dati da mantenere, ecc ecc. Raccolte queste informazioni e strutturate in una picture di riferimento, i nostri PM preparano e programmano la fase successiva.

Preparazione: il driver di questa fase è semplice: ridurre al minimo indispensabile il tempo “rubato” on-site all’utente. Per questo, innoviamo continuamente i processi di staging, master image e movimentazione dei dati per ottenere una postazione di lavoro già configurata, direttamente nel nostro magazzino, prima ancora che arrivi dall’utente, con tutto ciò che gli serve, ovvero software, personalizzazioni, dati, utenza di dominio ecc ecc. Potenzialmente il tempo necessario on site per la consegna del dispositivo può ridursi fino a pochi minuti a utente, con un risparmio notevole in termini di produttività rispetto a un processo tradizionale.

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Governance: definito lo scenario, le configurazioni e i processi, è necessario governarli, con la competenza di una struttura ITIL compliant ma anche la flessibilità e l’intraprendenza di un’azienda fatta di persone, 100% nostre, capaci di adattarsi alle variazioni che il progetto, sicuramente, subirà in corso d’opera, senza perdere efficienza e senza demandare “ad altri” nessun aspetto della gestione. E tenendo sempre a mente che l’utente, quando ritira il suo PC, se ne deve andare col sorriso, magari addolcito da un cioccolatino mentre travaso in pochi gli ultimi dati che ha elaborato questa settimana (quelli realizzati in precedenza li ho già ‘caricati’ sulla macchina prima del rollout)

Insomma, l’integrazione di queste tre fasi ci permette di garantire ai nostri clienti la sicurezza di svolgere, nel modo più efficace e veloce possibile, la distribuzione di grossi quantitativi di Pc, in Italia così come all’estero. Ma non è solo la “capacità di fuoco” che fa la differenza né il “megaprogetto” a richiedere un’attività smart. È la complessità, quotidiana, che tutti viviamo, a richiedere metodi innovativi ed efficaci per indirizzarla e risolverla.

Elmec Smart Rollout si propone dunque come competenza e innovazione nell’analisi, preparazione e governo di progetti di Rollout massivi, internazionali, così come di attività più ridotte ma complesse, così come del singolo PC, consegnato domani all’utente neo assunto, che giova degli stessi benefit di processo studiati e pensati per la gestione dei grandi numeri.

Non vogliamo solo raccontarvelo con questo video, venite a vederlo direttamente nelle nostre sedi. Lo facciamo tutti i giorni.

Parleremo di smart working in occasione dei nostri workshop #ufficidaincubo!

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