Gestione del software: è possibile trasformare una complessità in un’opportunità?

La gestione del Software, del licensing e dei contratti e dei costi ad essi correlati, rappresentano una sfida sempre più impegnativa per tutte le aziende. In ogni “ecosistema aziendale” sono presenti centinaia se non migliaia di applicativi i quali, oltre ad essere vitali per il business, rappresentano una voce sempre più significativa del budget.

Ne parliamo il 14 febbraio nel corso di un webinar gratuito sulla gestione delle licenze software in azienda.

Parlando di costi è importante ricordare che questi non vengono sostenuti solo in fase di acquisto del software, bensì per tutto il suo ciclo di vita sia questo licenziato tramite subscription sia che venga acquistato in modalità perpetua con un contratto di maintenance o software assurance.

Spesso si effettuano attività di verifica del software e del licensing solo in prossimità di un evento straordinario, un “compelling event” una tantum, come un rinnovo contrattuale oppure un audit del vendor. L’approccio a questa operazione in questi casi ha una ridotta durata temporale e gli stessi dati hanno un valore limitato in quanto divengono rapidamente obsoleti e quindi non attendibili. Solo un approccio continuativo può abilitare attività di analisi approfondite che consentano di ottenere dei risparmi significativi sull’installato e di implementare nuovi e più efficaci processi di procurement.

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Software Spending: una crescita esponenziale

L’adozione di applicativi software ha consentito, e consentirà sempre di più, alle aziende di incrementare la redditività del loro core business specie attraverso l’utilizzo di nuovi canali o piattaforme digitali. Non a caso Gartner prevede che il mercato globale del software di fascia enterprise crescerà del 7,6 % nel 2017 (Gartner, luglio 2017) con un trend di crescita che diventerà ancora più rapido negli anni a seguire.

Il mercato globale del software di fascia enterprise crescerà del 7,6 % nel 2017 (Gartner, luglio 2017)

A dimostrazione di quanto le tematiche legate alla gestione del Software siano sempre più sentite, la stessa Gartner ha annunciato che proprio in queste settimane ha avuto inizio il processo di analisi delle soluzioni di Software Asset Management presenti sul mercato. Questo percorso porterà entro l’estate del 2018 alla diffusione del primo quadrante magico relativo a questo specifico aspetto della gestione degli asset sempre più critico per le aziende.

Una nuova sfida: la gestione del software in cloud

Un’ulteriore sfida nasce dall’adozione di software in modalità Cloud (SaaS, IaaS ecc.), i quali da un lato stanno rivoluzionando la modalità di approvvigionamento sempre più “subsciption oriented” e dall’altro stanno diminuendo la capacità dell’IT in termini di visibilità sull’effettivo utilizzo degli applicativi ed i costi ed essi correlati. Inoltre va sfatato anche il mito secondo il quale “è impossibile fare un utilizzo non conforme di un software cloud based” in quanto, anche con questo tipo di licensing, persistono metriche di licenza e condizioni contrattuali / di utilizzo specifiche che talvolta non vengono rispettate.

Gli stessi processi decisionali alla base dell’adozione di soluzioni in cloud richiedono dati approfonditi per adottare le opzioni o piani di sottoscrizione più idonei nonché le esatte quantità, specie partendo da quello che è l’effettivo utilizzo degli applicativi da parte degli utenti.
Una strategia consapevole di gestione del Software e dei processi ad esso correlati “tipicamente porta ad una riduzione fino al 30% della spesa sugli applicativi già a partire dal primo anno” (Gartner).

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Software Asset Management: che cosa è e come funziona

Nell’ottica di misurare ed ottimizzare i costi legati al Software non solo è necessario avere evidenza della spending complessiva a livello aziendale, ma bisogna portare il livello di indagine ad un livello superiore verificando il peso di ciascun applicativo, il suo effettivo utilizzo e la sua corretta gestione in termini di contratti di licenza ed agreement (al fine di evitare procedimenti sanzionatori e/o investimenti non previsti per bonificare eventuali situazioni di non-compliance).

Un processo di Software Asset Management deve necessariamente rispondere a queste necessità operative:

– Software compliance & audit management
– License Optimization
– Vendor management & negotiation
– License allocation & governance

Il software asset management

Per rispondere a tutte queste complessità e ridurre le zona d’ombra nella gestione del software, bisogna passare da scenari di gestione statica (ad esempio liste su file Excel popolati manualmente dal responsabile IT) oppure una tantum (Assessment One Shot) ad un approccio continuativo. Un processo di Software Asset Management si basa invece su dati aggiornati, “ready to use”, e misurati quotidianamente specie per approcciare strategie di ottimizzazione e di riduzione dei costi.

Oltre a questi aspetti è fondamentale poter attingere ad un know how che possa guidare l’IT sia nella gestione “ordinaria” del proprio parco licenze, sia nel design di nuovi scenari. Capire i punti di forza e di debolezza del software utilizzato in azienda è fondamentale e per questo è basilare porsi le domande corrette: Come posso gestire nei migliori dei modi un processo di virtualizzazione? La mia azienda è eleggibile ad un Enteprise Agreement di Microsoft? Con che criteri devo assegnare il licensing di SAP in azienda? Quale strumento posso utilizzare per gestire al meglio il calcolo delle PVU di IBM?

(R) evolution: le opportunità di una strategia di Software Asset Management

Per rendere ancora più efficace l’azione dei Chief Information Officer, ed in generale per l’intero dipartimento IT, è fondamentale poter attingere ad una base dati affidabile, precisa ed aggiornata al fine di ottimizzare le spese capendo quali investimenti futuri siano necessari e con quali costi. In questo modo un’azienda può avere una visione d’insieme sulla spending di ciascun centro di costo, implementando strategie comuni sia in termini di scelte tecnologiche che di contrattazione con i software vendor.

Ecco che un tema complesso come la gestione del software, che viene percepito in azienda come un ostacolo dagli utenti che talvolta si vedono negate le licenze software e come un potenziale problema economico da chi gestisce gli aspetti finanziari, può, attraverso un processo chiaro, costante e strutturato e la giusta tecnologia, diventare un’opportunità di risparmio per l’azienda. E l’IT può diventare a pieno titolo il protagonista di questa (R)evolution, mantenendo la governance di tutto l’installato e consigliando al management gli approcci migliori per ottimizzare gli investimenti sul software.

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